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酒店存货管理的要点
发布时间: 2012-7-29 10:16:25 作者:本站编辑 来源: 本站原创 浏览次数:

    随着物价指数的日益上涨,酒店的经营成本压力越来越大,属于酒店流动资产的存货更加凸显出其作为营运资本的一面,也就是说存货占用资金的负面影响被日益凸显,而变现的能力由于酒店行业的特殊性而被缩小,因此存货管理的重要性也日趋凸显,存货管理的好坏不仅直接影响占用资金的多少,存货成本的多少,而且会直接造成资源的浪费。存货分为在途存货跟库房中的存货,酒店作为服务性企业,在财务账目中体现的主要是库存中的存货,因此本文中所讲的内容也都是特指库房中的存货。本文主要从酒店存货的特点、存货管理的组织机构以及酒店存货管理的要点三个方面来对酒店的存货管理进行阐述,研究如何进行科学的存货管理,在保证酒店安全经营的同时,避免资源的浪费和闲置、减少酒店资金的占用,具体见下文。

一、酒店存货的特点

    制造型企业的存货是相对固定的,存货是由产品和销售情况决定的,产品的研发相对时间周期较长,在一段时间内产品不会发生变化,而只要产品不变化就不会有新的存货,而酒店则不同,主要是由于酒店的经营在常态经营的基础上有许多变化,经营产品随时可能会进行调整,比如菜肴,导致了酒店存货在品种、数量上都存在更大的可变性和不可控性,具体如下:

1、存货的种类繁多且不固定

    酒店存货的种类非常繁多且不固定,是由于酒店产品的丰富性造成的,而且产品还经常性的调整,比如菜肴,酒店每隔一段时间就会推出新菜,自然就会需要购置新的食品原材料、餐具等。

2、存货数量的不确定性

    酒店虽然也有预订管理,但很多货物的需求很难提前一段时间就可以预知,尤其是在餐饮原材料方面,因此餐饮食品原材料的下单往往是提前一两天才操作,就是为了减少由于不确定性造成的浪费。

3、存货的时效性较强

    酒店存货中诸如餐饮原材料、调味品等都有较强的时效性,超过有效期就会造成浪费,这就要求酒店存货预测工作的准确性更高。

二、酒店存货管理的组织机构

    酒店存货的特点决定了酒店的存货管理是一项非常细致且繁杂的管理工作,这也要求必须有相匹配的组织机构和专业的人员来进行专项的管理,否则必然会导致一系列的管理问题。从仓库的设置来看,分为一级库和二级库,一级库主要是负责酒店整体货物的出入库,可以称为总仓,而二级库的设置是为了方便使用部门的操作、提高工作效率而设的,具体的设置可以根据酒店的规模进行调整(本文主要按照300间以上客房规模的酒店来进行设置)。从组织机构来说,酒店存货管理的总负责部门是财务部,主要负责一级库的日常管理,二级库主要由相应的使用部门来负责管理,如餐饮二级库由餐饮部指派专人进行管理。

三、酒店存货管理的要点

    说到酒店存货管理,不得不先说酒店存货管理的环节,存货管理的要点也就是做好各个环节的把控。具体来说,存货管理的环节主要包括订货量的确定、出入库的操作以及闲置物品的处理,接下来就针对这些环节阐述一下如何做好存货的管理。

1、预测要准确

    订货量预测的准确性直接关系到库存管理的合理与否,也关系到酒店资金的使用合理与否,因此订货量的预测工作是存货管理工作中最基础、最首要的工作。由于酒店货物品种的繁多、时效性强等特点,使得酒店订货量的预测工作也相对应的更加复杂,从订货的方式来看有定量订货跟定期订货两张,但在酒店实际的操作中往往是两者结合,接下来笔者就针对几种主要的货物进行举例说明。

    (1)常备客用印刷品、客房消耗品等:这些货物的消耗主要跟经营情况有关,比如客房消耗品的预测是建立在对客房出租率的预测基础上,一般来说会订三个月的货物量,同时根据库存情况进行适当的调整(比如实际使用量低于上一批的进货量,那么在预测的基础上适当降低下一批的订货量,反之亦然)举例如下:某酒店有100间客房,每间客房配备2个牙刷,接下来三个月的预测出租率分别为30%、30%、40%,仓库里预计到这批牙刷运至酒店后仍剩下50支(这里的50只库存得考虑货物的交货周期,需扣除交货周期内的消耗量,而不是订货当时的库存量),那么本批次的牙刷进货量Q=100*(30%+30%+40%)*2*(1+10%)-50=170支(公式里的10%为酒店自行设定的误差率,避免经营超过预期后导致牙刷不足,这个数字每家酒店可以根据自己酒店经营预测的误差率自行设定);

    (2)常备自用印刷品、办公用品等:这些常备用品酒店可以根据日常的使用量设定一个安全库存(即最低库存、最高库存),当库存即将低于最低库存时,仓库需打单进行申购(申购量加上库存量不得超出最高库存),因此这类货物预测的准确性关键在于最低库存和最高库存设置的合理性,既要避免货物长期闲置,占用资金和仓库空间,也要考虑到交货周期,避免缺货,这种订货方式跟定期订货的差异就是多了一个最低库存,定期订货是设定一个时间段,比如每个月进行订货,而本文中则是快到最低订货的时候进行订货,可用下图予以表示。

    (3)食品原材料:由于食品原材料的时效性较强,因此食品原材料的下单往往是提前一天或几天根据明天或后面几天的客情进行下单,具体提前的天数需考虑到食品原材料的时效性、交货周期及原材料价格的变化规律(如节假日期间原材料价格会涨价,一般时效性还可以的食品原材料就会提前进行备货以降低原材料的成本)。在这里特别要提醒的一点是食品原材料在下单时对原材料的规格必须明确,因为不同的规格不仅会有价格上的差异,而且会影响菜肴的品质甚至无法使用。

    (4)餐具:餐具的订货相对比较复杂,尤其是一些开业较长时间的酒店,首先得考虑到餐位数、翻台率、餐具清洗时间、餐具破损率等,同时还得跟菜肴研发相匹配,在餐具的购买上尽量减少过于个性化餐具的数量,会增大再次购置的难度,也会由于原先的菜肴停止出品造成的这种餐具的闲置,其他的在这里就不赘述了。

    (5)酒水:主要根据餐饮经营的预测进行订货,需要考虑到本地的消费习惯(即哪种酒水比较畅销),尤其要注意的是高档酒水的订货要慎重,避免由于积压造成大量资金的占用。同时在酒水的订购时,可以综合考虑餐饮部、康乐部对酒水的需求,尤其是洋酒、啤酒、饮料等共用酒水,可以进一步减少预测的误差率。

    (6)布草:客房的布草主要由客房数决定基础配备量,在基础配备量的基础上再考虑出租率、清洗率、破损率等因素决定订货的增量,比如一家酒店有10间标间,每个标间需配备2个被套,假设每天的出租率为50%,清洗率为100%(即每个标间只要有人入住,那么两个被套都要清洗),那么需要购置的被套数量Q=10*2*(1+50%)*(1+10%)=33个(公式中的10%由酒店自行设定,主要是避免由于出租率发生变化或者被套被客人损坏等特殊事件的发生导致用品数量的不足),当然这主要是针对第一次购置,后续的购置主要是考虑到破损率以及出租率的变化。餐饮的布草主要考虑到餐位数、上座率、清洗率、破损率等因素,在这里就不赘述了。

    除了上述外,设备库里的存货主要是根据设备部维修的安排和需要进行购置,还有一些其他存货也各有各的要求,限于篇幅在这里就不展开了,总之,订货量的预测需要根据货物的特性及经营的需要做到针对性的预测,在保证酒店经营的同时避免资源的浪费。

2、领用要及时

    货物到店后,一级库负责人需召集使用部门进行验收,同时设有二级库的需马上通过移库处理将货物转移到二级库内,其他部门申购的也需立即让申购部门尽快开单领出,避免货物堆积在一级库内。另外,一级库内的库存货物要做好定期的通报,尤其是三个月以上未动用的货物需进行原因分析,如果由于经营方式的调整或者其他原因导致无法使用,则需进行处理,以免占用仓库空间,如果是其他原因需督促使用部门进行领用,避免因遗忘造成资源的浪费。

3、仓管要科学

    仓库管理在库存管理中也占有重要的位置,仓库管理的好坏直接影响到订货预测的准确性以及订货时间的及时性,主要需关注以下几个方面:

   (1)仓库管理的制度要完备,比如紧急开仓制度、入库验收制度、定期盘点制度等等,只有在完备的制度保证下,才能确保仓库的正常运行;

   (2)先进先出的原则要遵循,避免库存货物的品质发生变化或由于经营模式的调整造成闲置;

   (3)二级库的管理需建立监督机制,确保二级库的正常运营,避免造成资产的遗失;

   (4)仓库物资的登记需规范,每样物资做好货卡的放置,注明每一次出入库数量的变化,做到账实相符。

   (5)最低库存要每日关注,避免由于订货时间的延迟导致影响到酒店的正常经营。

4、处理要谨慎

    不管库存管理做的如何好,都必须要面对一个问题,那就是物资的处理,这里面包括了两方面的内容,一个是闲置的物资,也就是由于酒店经营方式的调整或其他原因造成这批物资已经无法继续使用,长期闲置只会占用仓库的空间并且会降低闲置屋子的价值;另一个是报损的物资,这部分物资虽然已经无法对客使用,但仍然存在一部分残值,而且管理不善的话会存在重复报损的风险导致酒店新的物资被挪用乃至私自占用,因此报损物品的处理也需规范且加以有效的监督。

    (1)报损处理

    物资的报损处理首先要建立监督机制和完善的报损流程,比如一些机器设备的报损必须由工程部鉴定确实无效或者使用不经济后才能允许报损,不同的物品由相应的监督部门进行鉴定,诸如锅炉等大型设备甚至需要外请单位进行鉴定,当然不管如何财务部都必须参与报损的监督,只有按照流程操作后符合报损的条件才能进行报损;其次是报损的物资要统一由财务部进行保管,换句话说财务部必须设置报损品仓库并建立账单;最后是财务部需不定期对报损的物资进行统一的处理,比如其他部门改作他用(如破旧棉织品改作抹布)或者统一出售,不管怎么处理都需手续齐全。

    (2)闲置品处理

    闲置品的处理关键在于闲置品的资格认定,换句话说就是什么样的物资才能被认定为闲置品,这里主要有以下几个衡量标准:对客用品-----由于经营模式的调整或其他因素导致某些物品已经无法满足酒店经营的需求或者不符合对客经营的标准,比如酒店更名后导致原有的印刷品logo不符合标准、某种餐具由于数量严重不足且已经停产无法增购导致满足不了正常经营的需求等等;自用用品-----由于操作流产的改变或者其他因素导致某些物品不再使用,比如某些内部表单由于格式的调整导致没法使用、员工的丝袜统一由肉色丝袜调整为黑色丝袜、男员工发放丝袜调整为不发丝袜等等。闲置物资的处理首先得由相关部门提出申请,通过相关的手续进行闲置资格的认定。一旦这些物资确认为闲置物资后,为了不占用仓库空间和资金,必须及时处理,但在处理时需统一由财务部操作,在量大的时候需采用招标的方式进行,减少酒店资产的损失。同时闲置品的产生跟管理人员的管理能力有一定的关联,在必要的时候可以将闲置品列入管理人员的绩效考核中,督促管理人员提升库存管理的能力,减少闲置品的产生。

    酒店库存管理是一门非常繁杂且重要的工作,每一个环节都需关注,需要各部门的配合,而不仅仅是财务部一个部门的事务,只有上层重视,制度保障,全员关注,库存管理工作才能得到有效的开展,真正的为酒店的经营保驾护航。以上所说仅代表个人观点,如有不对的地方还请多指教。

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