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前台工作注意事项
发布时间: 2012-4-9 14:40:04 作者:本站编辑 来源: 本站原创 浏览次数:
1、酒店要求全体工作人员在任何场合,任何时间顾客服务时不能说“不”、“没有”、“不知道”、“不行”、“办不到”、“不可能”等直接回答客人,只能说“请稍等,请您留下房号或电话号码,我帮您联系一下或尽力帮您联系”等话语,否则引起顾客或领导投诉的严肃处理
2、上班不允许在办公室看报纸、书刊、大声谈论与工作无关的事情。
3、接待员在报退房房号房务中心时务必准确,清楚。必要时重复房号,不允许报错房号,否则造成工作失误者追究当事人责任。
4、接待处在入住登记时坚持用入住客人身份证登记的原则,如无身份证或持他人身份证的客人在坚持原则同时,婉转解释是治安管理规定,并询问客人是否有警官证、驾驶证、记者证或其他有效证件,如无任何证件的不允许入住,若引起争吵则请求值班经理解决。
5、礼宾部发现有车辆停泊在大厅前车道等人时,婉言劝告客人把车开到停车场等候,以免影响其它车辆往来,堵塞交通。
6、如有特殊情况发现楼层查房慢、开门慢、送物品慢、报维修慢等,且时间较长超过10分钟以上引起客人投诉的,记录有关情况直接反映给前厅部经理,由前厅部经理与客房部经理进行沟通协调。由客房部经理进行调查处理。
7、所有前厅部员工包括礼宾部、总机、预订部、接待处在用餐、送文件、物品时统一在礼宾部去向登记本登记动向和时间,由前厅接待进行监督,有超过规定时间10分钟以上引起工作紧张或其他员工用餐不正常的,按有关规定处理。
8、所有到前厅部办公室复印的资料用纸情况由预订部进行分类登记,即分为内部和对外业务登记。每天只规定45份白纸由预订部控制。酒店内部复印的先出示有关行政办或部门经理的批条,由预订部给相对应的纸张数量进行登记,下班后由大堂副理或经理检查后补充用纸。如有纸紧张可请示副理或经理同意后由副理或门童补充,并做好记录。
9、接待处对VIP房号有临时更改的马上通知房务中心,并由房务中心转告客房部经理,以便重新调整工作和检查卫生。
10、预订部在接到局长级以上人员订房时,内部按VIP服务标准接待,引起调试重视,当即通知经理,并通知客房部经理留意此房的卫生和服务。
11、接待员开房时看清房态,如果房间紧张且卫生未完成时,给登记入住的客人解释清楚,卫生暂时清扫,客人可以先放行李到房间或在大堂休息一会,马上通知房务中心服务员搞卫生,并告诉客人需等待的时间。
12、总机接到客人开通长途电话时,告之客人需交有关长途电话押金,如果客人说从押金中扣除时,与前台收银联系了解押金情况,如果押金不足,再与客人联系需交长途押金,如果客人不愿意交押金则说明长途电话的权限,“届时会自动断线等。”
13、接到工程部停电通知后,立刻打印有关停电通知,放好告示牌在电梯旁,警告,以免引起不必要的麻烦。
14、对于VIP房间,副理级以上人员必需督促房间的安排和检查卫生情况,提前3个小时到房间检查落实,并试用房卡是否有正常打开房门。
15、接待外籍团队特别是马来西亚团客人退房时,行李员在没有得到客人通知的情况下,只拿走廊行李,不能私自把房间的行李拿到大堂,以免客人对贵重物品的丢失或损坏有异议时处在被动的局面。
16、礼宾员在送信件、资料或较轻物品到五楼办公区时,只允许走楼梯,不允许乘坐电梯,否则按有关规定处理。
17、有关调班情况一律写调班申请单,并注明日期、班次、双方签字,并经经理批准,一旦调班后发现没有人上班现象,追究双方责任。每月调班、调休不许超过三次。
18、所有请假(包括事假、病假、婚假等)一律提前8小时经经理批准方可执行,严禁请霸王假,否则按旷工处理,用欺骗手段骗取假期的,一经发现严肃处理。
19、严禁在酒店范围内特别是在办公室谈论***事宜,更不能利用办公电话报***号码,否则一旦发现属赌博现象严肃处理。
20、未经酒店批准私自到其它酒店进行业务培训,酒店将作开除处理;一旦发现有泄露酒店有关经营管理的各种信息与资料的情况并造成损失,酒店将保留追究其法律责任的权利。
21、接待处制作完房卡后,不允许放在电脑制卡机或总台面上,以防忙乱时弄丢,一旦房卡丢失马上上报,并全力查找,并与房务中心联系或与相对应房间联系,下班后写明事情经过上交等待分析总结。
22、每个月的月初第一个星期一升旗要求除当班人员外全体人员参加。无故不参加者一次扣2分,连续二次不参加者扣4分,依次类推,三次不到者下口头警告单报人力资源部进行处罚。有特殊情况需提前向经理请示,事后补事情经过。
23、以协议单位名义订房并炒房给旅行团要求给早餐券的要坚持原则,不予办理。
24、接到客人要求增加床上用品或其它设施时先了解情况,后反馈给房务中心。因达不到客人要求而引起投诉的马上报告大堂副理,由大堂事理与客房部经理联系协商解决。
25、客人因事暂时寄存房卡时,用信封装好,填写有关资料、房号、领取人姓名、临时寄存人姓名等,放在总台统一地方,方便快速查找。
26、接待处将每天入住超过5间房(或以上)的单位房号统一报到房务中心,以便房务部安排人手查退房,准备不足造成查房慢而引起客人投诉。
27、团队入住时,发给客人餐券外,导游、司陪、司机另发餐券,并在餐券上注明具体内容,方便餐厅控制因团队司陪利用酒店管理漏洞做人情增加司陪用餐人数,不利成本控制。
28、前厅部接到客人投诉或有关摔伤、患病等情况时,马上通知大堂副理,晚上马上与值班经理联系到出事地点了解情况,联系酒店医生或“120”处理,把损失降到最低点。
29、总机收到消防报警时,马上通知相应部门派人前往检查,核实其中的严重程度,如属误报则恢复记录,如有其它情况通知值班经理或工程部前往解决。
30、客人有遗留物放在行李房的纸箱内时,填写有关单据,具体内容有遗获物品名称、数量、经手人、日期等物品一起放置,方便查找并了解具体情况。
31.酒店客满又投诉空调不凉而无法换房时,给客人建议配落地电风扇解决,必要时请示领导打折解决。
32、客人领取遗留贵重物品时,核对无误后,要求客人写收条,填写具体内容和身份证号码并签名,以防冒领。
33、客户报房间外宿无行李时,总台接待处调查电脑有关资料,是否客人已退房或电话退房,查问收银是否还有押金,是现付还是挂帐等,避免因时间问题增加房费挂帐后又投诉的事件。
34、接待与房务中心保持联系每天下班前进行核对房态,并核对回收房卡,发出双方房态有异常情况时,立刻要求房务中心派人到房间查实,然后修改。
35、客人因患病要求酒店工作人员外出买药时,应婉言谢绝并建议客人去医院就诊。因为工作人员不是医生,不能诊断客人用药,一旦客人用药有问题时责任很难分清楚。
36、公安局通知有通缉犯时,上报前厅经理和客房部经理留意此事,做好有关警惕事宜。
37、遇到客人到总台要求帮开门时,查核电脑无误后与房务中心联系时,告诉房务中心帮开门客人的特征、年龄等,方便服务员辩认,减少服务员与房务中心重复核实客人身份。
38、凡是与酒店其它部门发生业务联系时,需以书面形式为准,避免电话联系、电话通知、口头通知等传达信息不准确,事情发生无根无据,责任不清,特别是订餐、订房等业务。
39、客人中午要求延迟退房时,原则上转告客人退房时间为中午12:00,过此时间后电脑会自动调整房费,希望客人能理解配合,特殊情况下按权限进行处理。
40、总机一旦接到客人投诉骚扰电话时,立刻查看电脑,如果发现同一房间打出多个电话到不同房间时,回电警告,必要时请示值班经理关闭其电话的呼出权。
41、团队入住时,可让导游先发房卡给客人上房间,然后让导游或司陪留下补办有关手续,避免大量客人在大堂停留、喧哗,加快入住登记速度。如果团队入住时不能出示入住凭条的,要求导游现付或与销售部负责人联系。
42、住房紧张时确认预订客人到达时间,联系预订客人是否入住酒店,超时不到则总台有权销售,避免预订未到当晚放空房间,酒店遭受经济损失。
43、客人押金不足时及时统治房务中心有关房号并注意,客人要求帮开门时不要轻易开门,婉言要求客人到总台办理手续,并在房间内留言进行催款。
44、VIP叫醒时,除总机电脑设置外,通知房务中心要求服务员在开夜床服务时在房间电控板进行设置叫醒时间,确保万无一失。
45、总机人员必须根据各部门对电话控制的要求控制电话使用权利,如私自帮其开通电话或赞成电话费超限的,追究当事人责任。总机人员还必须按部门规定控制好总机两台电话的使用,除转接董事长或副总经理以上电话外,任何电话不予通过总机转接,无故产生话费的由总机人员负责。
46、礼宾部人员由门口回到礼宾部办理事情事或非工作需要应绕着大堂柱子周围回来,不许直接穿越大堂中线回来或到门口值勤。
47、接待处或礼宾在前厅使用电话时不许使用免提拨打。
48、禁止在总台大声谈话及聚众聊天,怠慢客人,影响酒店形象。
49、在客人面前不得用本地方言与同事交谈,工作时间一律使用普通话交谈。
50、签单协议单位帮客人订房属签单或只结基本费用的,与客人当面讲明情况,结基本费用的需交付一定的押金。签单单位预订几天就办理几天,如客人要求继续住,则请求有关接待单位的负责人确认是否可以,并确认继续住的期限,确认后要求负责人签字或在住宿单和电脑上注明清楚。
51、如果有公安人员要求例行检查酒店住宿情况或进房间检查客人时,请其出示警员证并做登记,请其稍候马上联系大堂副理或值班经理处理,同时报告保安部经理。
52、接待处由于工作需要翻看或查找收银住宿资料时必须得到收银员的同意方可。
53、接待在报退房房号给房务中心时,主动报出自己的姓名,同时记录对方的姓名,方便有关信息的查询。
54、所有分部门在日常工作中引起客人投诉、部门投诉或自己权利范围外的事及时报告经理并以书面形式详细陈述有关细节,以方便了解细节情况并及时处理。经理不在酒店时用电话汇报请示。
55、接待交班注意事项:上一班未完成事宜继续交班,暂时寄存的房卡用信封装好并用铅笔填写详细资料如房号、寄存人、领取人、接待经手人、日期、时间等,然后用透明胶贴在总台内边沿。属于资料、物品类则写明存的具体方位和交班人姓名,当班如有不明白者则联系具体交班人。
56、从2003年11月14日起成立班后会,15日开始执行。早班与中班下班后集中到办公室汇报一谈的工作情况、交班情况、收集客人意见并及时处理存在的问题。早班由经理、总监主持,中班由大堂副理主持。如星期日经理、总监休息则有副理代替。(早班15:40分集中,中班23:30分集中)
57、接待出获悉有关散客、团队、会议、VIP的叫醒情况后,把当天所有的叫醒房号统一打打印并送到总机处,23:10分与总机核对叫醒房号与时间。
58、总机设叫醒专用登记本,详细记录有关内容,中班23:10分再次与总台、房务中心分别核对有关事项和房号,总机夜班人员重新核对登记本,检查电脑是否设立,有否错漏,有则马上补上。
59、中班当班的大堂副理或总机领班、总台领班23:30分进行督促检查叫醒工作情况。
60、礼宾员送单,一律一式两份(除记录本上注明递送地点外并在单上分别注明递送地点)先送总机后送房务中心,并成立专门签字本,如接待处只出一张单,要问清楚缘由。
61、叫醒失败后,总机、接待处、房务中心立刻安排人手一起分工用电话或楼层服务员亲自到房间叫醒,加快弥补过失,并向客人道歉。
62、散客房或会议房要求摆放水果的,接待处锁好房后,打印出房给礼宾部送单给房务部并配合将水果放入房间,摆放水果的房间不要轻易更换,如果更换及时通知房务中心将水果撤出放入新的房间。
63、每天早上各部门的日记本、记事本、投诉记录本、大堂副理交班本、大堂副理日志本等呈总监/经理办公台,交由总监/经理审阅。
64、太多散客一起入住时可以让其先交证件复印,让客人在住宿单上签名,给客人办理入住后再办登记手续,加快办理入住手续的时间。
65、房卡套回收重复利用以降低成,新的房卡套只填写房号栏,其余不填。回收的房卡套按楼层、房号分类存放固定地点方便查找。使用时不急的情况下如团队、会议可用回收的房卡套,较急的情况下可用空卡套。
66、为了提高客人退房结帐的效率,减少中间环节错漏,要求房务中心及楼层服务员报退房时,统一报到收银处。如报到接待处应配合办理,后提醒房务下次报到收银处。
67、接待夜班工作人员务必逐房检查核对入住登记单资料与电脑是否相符,发现输错资料、住错房间、漏改房价等电脑输入错误的及时更改,过夜审房费的,开具相关证明到收银处予以修改。
68、接待处交接班时必须核对电脑房态,房卡数是否与钥匙柜相符合,如有出入马上进行检查修改。
69、接待在安排两个不同的团队导游同住一间司陪房时,如果有不同的叫醒时间须通知总机设置不同的相应时间分别进行叫醒服务。
70、前厅接待不允许在超过自己职责范围内的房价进行入住登记,如果特殊情况则请示部门经理处理。如果其他部门工作人员拿协议房或免费房必须手续齐全,否则追究当事人责任。
71、背景音乐播放时间:大堂:08:00-23:00;楼层:08:00-12:00,14:30-23:00。
72、礼宾部如获悉次日团队收行李时间,如多个团队同一时间收李且行李较多的,应及时通知其他员工回来协助收行李工作。
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