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酒店资产管理的“进、出、用”三字经
发布时间: 2012-7-26 9:19:16 作者:本站编辑 来源: 本站原创 浏览次数:

 

    资产是酒店经营的必备要素,资产管理是为了保障酒店资产的安全有效、提高资产的使用效率,酒店资产管理的重要性一方面体现在降低运营成本,提升经济效益,解决资产管理不规范,资产利用率低等问题,另一方面对于一个酒店集团,资产管理的重要性不单独体现在一个酒店内部,而是通过资产管理,可以有效的将多余闲置的资产合理化分流,促进资产整合、调剂和共享,提高资产使用效益。

  资产管理应该是全过程的管理,从资产的形成(购置)到资产的运营,以及最后到资产退出,而不是管理其中的某个环节。在资产形成阶段,是一个决策的过程,决定资产是否产生或购置,产生或购置如何运营,以及最后资产退出时,会有什么样的价值,很多酒店往往忽视这个环节,认为资产管理是有资产之后才开始的,这样就容易造成盲目购置资产,资产到位后大量闲置或者与实际需求不配套,造成成本浪费。因此在决策时,要有充分的市场调研和财务可行性分析。资产到位后,要做好资产的登记入册和清查工作,清楚资产存量和使用情况,有利于今后采取针对性的措施以保障资产的安全和完成,资产的退出要有完善规范的报损制度,对固定资产规定明确的使用年限,降低报损的随意性,但是也要根据具体使用情况,避免因为报损手续繁琐,造成资产损毁后无人管理,无人过问,占用场地,但却长期发挥不了应有的作用。

  酒店资产管理应该各司其职

  在我们酒店,设备部是酒店资产(固定资产和低耗)的管理部门,负责资产的验收、维护保养和报损的鉴定工作;使用部门是资产的责任部门,负责资产的保管和安全、有效运作;财务部门是资产的监督部门。

  在实际工作中,存在保管人不明确,离职或岗位调动后未及时交接,责任不清;另外酒店资产较多,特别是低值易耗品,体积小、流动性强,存在物品转移后未及时办理相关手续,不利于保管。财务部从2008年起,先后下发了《酒店固定资产、低值易耗管理办法》、《酒店资产管理规范》、《管理人员离职资产交接制度》、《关于酒店报损资产保管及出售的补充规定》、《关于酒店棉织品使用、保管和洗涤的规定》等制度,要求各部门建立资产保管台账,逐步规范资产管理,并加大资产检查的力度;另外财务部也会针对资产管理中出现的问题,组织资产管理培训,引导员工规范操作。

  资产管理员需要有较强的责任心,熟悉、掌握并贯彻执行资产管理的法律、法规和规范,掌握酒店固定资产的存量和增减变动情况,会一些资产管理软件系统的简单操作,熟练使用办公软件。

  员工入职会有岗前培训,入职后会定期进行资产管理方面的培训,由财务部负责资产管理软件系统操作和台账建立的培训,资产保管制度培训;设备部负责设备保养、操作规范培训。

  酒店资产管理要寻找成本和收益二者的结合点

  .酒店资产管理包括成本和收益两方面,酒店的经营效益不能单独从节流方面考虑,而是开源节流同时抓,不同的资产对酒店收益有不同的影响。资产按与酒店收益的关系大致可以划分为三类:一是直接形成酒店收益的资产;二是对酒店一定时期收益不产生影响的资产;三是扣抵酒店一定时期收益的资产。直接形成酒店收益的资产主要包括结算资产(预付账款、其他应收款除外)、商品、产品资产、投资资产等。对酒店一定时期的收益不产生影响的资产主要是货币资产。扣抵酒店一定时期收益的资产主要有非商品、产品资产、固定资产、支出性无形资产(或递延资产),这些资产在一定时期内可以有助于酒店收益的实现,或者说是酒店收益实现不可缺少的条件。但是,从实际的收益计算看,这些资产转移或摊销价值则是其他资产取得收益的抵扣项目。所以,在总资产一定的条件下,这些资产占用越多,要抵扣的收益就越多,酒店利润就越小;反之亦然。因此在酒店总资产中,应尽可能地增加直接形成酒店收益资产的比重,减少其他两类资产的比重。

  此外,资产结构对收益的影响,还表现在资产内部结构不协调,而使某项资产占用过多,另一项资产占用短缺所带来的损失。这种损失表现在两个方面:一是资产占用过剩,进而使资金成本无端增加,这是由融资成本多少来反映的;二是资产占用短少,会影响酒店资金的整体周转效果,如果周转利益一定,结果必然会因此而减少总周转利益。

  因此,只盲目控制成本,会影响酒店收益的增长,酒店资产管理要从成本和收益两方面综合考虑,找到二者的结合点。

  酒店资产管理要从源头抓起,也就是资产的购置开始,在设计酒店的初期,就要有充分的市场调研和可行性分析,建造过程中,要有专业的酒店从业人员参与,切忌面子工程,保证酒店格局的合理性和实用性,不能盲目的节约成本或者只考虑美观因素,而忽略酒店建造的初衷。在筹备期,资产的购置要有计划性,对于连锁化经营的酒店,不能生搬硬套,要根据单个酒店的实际情况和规模,制定采购清册,避免出现筹备期采购物品过多,但经营中大量闲置的情况。

  在设备购置时,要考虑在日后管理中出现的规范操作和维护保养问题,复杂精密的设备需要厂家在安装时,对操作人员和维保人员进行专业培训,减少因操作失误和维保不当造成的设备损耗。明确资产责任人,定期进行资产清查,做好资产的五常管理。资产转移要有相应的制度和程序。

  资产报损时,要有完善的报损制度,明确规定固定资产的使用年限,降低报损的随意性。

  酒店资产管理用好“进、出、用”三字经

  根据个人经验,我觉得酒店在进行资产管理的时候要用好资产管理的三字经:“进、出、用”。

  一、“进”。指的是资产的采购一定要严格。严格的控制包括以下几个层次:

  1.年度预算层面。每年的投资预算都要慎重考虑,经过细致论证后才可以获批。

  先写投资采购申请。由于年度预算的周期长,而实际的业务环境变化很快,即使有了年度的投资预算,在实施每一项具体的投资计划前,仍然需要由业务部门提出具体的投资采购申请,以获得最新的评估。

  2.对于预算外的投资,更需要结合业务情况,谨慎考虑。这一点是很重要的。因为投资与费用不同,一项投资的效益往往要在今后的许多年才能显现出来。所以在实际的公司审批中,对投资一定要设立比费用更为严密的体系与流程。

  3.具体的采购与付款。在这一层面上,同样必需有严格的流程。主要指所有的采购与付款必需有合格的单据来支持。如同存货的采购一样,资产也一定要对合同或订单、收货情况(包括质量验收)、及发票进行三单审核。之后才能办理入账及付款手续。同时在资产到货验收,开始使用前,还需要加贴资产标签,标签上的信息与财务资产账上的信息要保持一致。现实中,这一环节的问题非常多,许多公司就是因为在这一环节控制不力,导致产生了大量的账外资产和不良会计信息。其实解决的方法非常简单,也非常原始。就是财务资产会计岗位人员必需与各个部门保持良好沟通,时时宣传与讲解资产管理方法,并亲自对资产的验收、位置、使用部门等进行核查。许多财务人士抱怨公司里其他部门的人员根本没有资产管理的基本认识,在资产处理上随意性很大。却没想到造成这一现象的原因是自己对政策讲解不够。我们要相信公司里的每一个人都有趋善避恶的天性,每个人都想将自己所辖工作做得更好。业务部门没做“好“的原因在于业务部门并不清楚自已的行为造成的影响与后果是什么。这些都是需要财务部门去讲解的。

  二、“出”。指的是资产的处置。资产无论是报废,还是进行转售,都必需有严格的程序与文档资料支持。事实上,一进一出两个关口把住了,资产管理基本上就没有大的风险了。应该关注的问题有:每一项资产在向外转出时,是否有门卫进行检查,要求提供适当的手续?资产的处置必需要求有两个以上部门共同来完成处置。是否有实物处置的照片或废品公司签收的文件证明?资产报废事先获得审批了吗?财务人员是否现场监查了处理过程(包括事前对报废资产的核对)?许多公司的财务部门仅凭一纸获批的报废申请就直接对资产进行了报废的账务处理,并不认为对实物的处置监查是自己的工作。在这样的思想指导下,就不可能将资产账务处理清楚。实际上业务部门很可能将申请报废的资产先找个仓库一放,之后许多年无人问津,致使仓储费用增加,且白白损失掉了提前变卖的机会与价格。财务部一定要对报废的过程与文件进行确认后,才能在账务中进行报废的处理。这是非常重要的。要知道资产的处置环节最容易产生腐败,是许多“小金库”的来源。

  三、“用”。可以说,在前两项内容完成后,这第三件事完全属于酒店内部事务了。如果说“进”和“出”涉及到成本与收益的控制,“用”则更关注的是效率问题。为什么有的企业资产清查时发现井井有条,而有的企业却是严重的账实不符?区别就在这个“用”上。要想“用”得明白、“用”得高效,需要注意以下几点:

  1.每一项资产都必需有相应的管理责任者,即“owner”。这个Owner可以不是资产的使用者,但必需对资产负起完全管理责任。要保证资产的完整,并掌握资产的使用状态。

  2.财务部资产管理人员要与公司的owner们建立起紧密的联系,通过他们的报告来掌握公司资产状态。在职责分工上,财务必需定期提供给每一位owner所辖的资产清单,让其了解公司固定资产账目情况,以便owner进行跟踪与盘点,对不符事项进行报告。这样的定期自查是非常必要的一种管理手段,在此基础上财务人员再进行小范围抽查。财务人员还要与owner共同来解决资产转移、分拆、集合等一系列具体的问题,并付诸于文字流程,使得资产账目能与资产实际状态保持一致。

  3.每年至少进行一次资产清查。有了1、2项的工作基础,这一工作做起来会非常得心应手。财务经理们需要牢记的是:所有的投资都要在未来才能带来收益。对资产管理不善而带来的浪费往往比我们想象的要大得多。许多财务经理们对当期的每一分费用都精打细算,对一次差旅费用心疼不已,却面对公司大量的闲置资产冷漠麻木、没有感觉。昨天的决策带来了今天的折旧费用居高不下,那么今天的决策同样也会造成明天的损失。要重视并且实际地投入力量去进行资产的管理,千万不要因为几年或几十年的分摊期而忽略任何一笔投资。哪怕只是很小的金额。

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